Face à un problème, après avoir vérifié qu’il est réel et que son enjeu est significatif, il faut :
* Mettre en place des mesures d’urgence si elle sont nécessaires * Recueillir un minimum de données avant d’informer et décider. Les informations étant réunies, le compte rendu sera plus clair et la réaction au problème plus efficac
La méthode QQOQCP est un aide-mémoire pour cette préparation. Il sert à identifier le problème dans son ensemble à partir de 6 questions :
Qui est concerné : responsables, acteurs,
* Quels sont les personnes, services et sites concernés par la situation ? * Qui est acteur, responsable ? * Quelle est la fonction impliquée ?
De Quoi s’agit-il : objet, méthodes, opérations, ...
* Quels sont les éléments, actions, opérations qui caractérisent la situation ? * Qu’est-ce que c’est ? * Que fait-on ?
Où le problème apparaît-il : service, atelier, process, ...
* Où se passe la situation, à quel endroit ? * Dans quel milieu ? A l’arrêt, pendant un déplacement, un transport ? * Dans quel service, à quel poste de travail ?
Date, durée, fréquence, planning, ...
* Quand se passe la situation : date, mois, jour, poste, ... ? * Quelle est sa fréquence, à quel moment se produit-il ? * Depuis quand le problème a-t-il été découvert ?
Moyens, matériels, procédure, manière, ...
* Comment se déroule la situation ? * De quelle manière : procédures, instructions, modalités ? * Avec quel outillage, quelle machine ?
A chaque question, se demander pourquoi ?
* Pourquoi réaliser telle action ? * Pourquoi respecter telle procédure ?
La question Combien ? peut se poser à la suite des autres questions, mais il convient aussi de se la poser pour les questions Qui ? Quoi ? Où ? Quand ? Comment ? Pourquoi ? Temps, argent, quantité, pourcentage, ...
* Combien et quelle unité ? * Combien ça coûte et quel gain ?
* Bien préciser dès le départ l’objet de l’analyse : problème ou solution ? * Se limiter à l’essentiel : ne pas se noyer dans les détails. * Le Combien est est souvent utilisé à priori pour déterminer l’enjeu global.